Réduire l’impact financier des rendez-vous manqués

Les rendez-vous manqués coûtent cher, mais ce n’est pas une cause perdue. Voici quelques astuces permettant d’automatiser le processus de confirmation des rendez-vous et de réduire l’impact financier des rendez-vous manqués.

Communiquer votre politique d’annulation de rendez-vous

Il est commun pour les professionnels de la santé d’avoir une politique d’annulation de rendez-vous, mais celle-ci est souvent mal communiquée.politique d'annulation dans le courriel de rappel de rendez-vous

Un logiciel de prise de rendez-vous permet d’envoyer automatiquement un courriel au patient au moment de la réservation. Ce courriel résume les détails du rendez-vous tout en communiquant votre politique d’annulation.  Aussi simple que ce soit, cela permet de sensibiliser les patients à l’importance de respecter leur rendez-vous. Comme vos coordonnées s’y retrouve également, le patient peut garder le courriel pour référence future et facilement vous rejoindre si un changement de rendez-vous est requis.

Vous pouvez aussi leur permettre d’annuler leur rendez-vous en ligne, si désiré, afin de limiter le nombre d’appels en clinique, ou après les heures d’affaires.

Automatiser le processus de confirmation de rendez-vous

Confirmer les rendez-vous un à un c’est bien, mais long et parfois fastidieux. Si vous embauchez de l’aide externe, c’est également une tâche qui peut être extrêmement coûteuse.

Confirmer son rendez-vous automatiquementPourquoi ne pas automatiser le processus à l’aide d’un texto ou courriel de rappel quelques jours avant le rendez-vous? À partir du courriel de rappel, le patient n’a qu’à cliquer pour confirmer sa présence.

Le statut du rendez-vous est ainsi automatiquement modifié à l’agenda et une barre verte vous indique visuellement que le rendez-vous est confirmé.

 

rappel pour confirmation de rendez-vous

 

 

 

Combler les trous à l’agenda grâce à une liste d’attente automatisée

Ce n’est pas toujours possible d’éviter les annulations de dernière minute. Il est donc important d’être bien outillé et prêt à prendre action lorsque cela se produit. La liste d’attente automatisée permet aux patients de s’inscrire eux même en ligne lorsque leur plage horaire désirée n’est pas disponible en y indiquant leurs coordonnées, notes, et préférences pour un rendez-vous. Lorsqu’il y a annulation, le patient reçoit aussitôt un courriel l’invitant à prendre rendez-vous. Sans intervention de votre part, les trous causés par les annulations de dernière minute se remplissent automatiquement!

liste d'attente intelligente

Les rendez-vous manqués et annulations de dernière minute peuvent coûter cher mais la technologie permet d’y pallier. Pour aussi peu que le coût d’un café Tim Hortons par semaine, un logiciel de prise de rendez-vous peut vous éviter une perte de revenu importante.

Dominic est le fondateur de Datedechoix. Depuis 2009, il aide les professionnels dans le domaine de la santé et mieux-être à optimiser le processus de prise de rendez-vous, la tenue de dossiers, et la gestion de la clientèle grâce à la technologie.
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